アジェンダを制する者は会議を制す
—アジェンダと議事録は両輪
復習：議事録の重要さをもう一度
アジェンダのお話をする前に、ちょっとだけ復習を。
ジュニアコンサル・アソシエイトのうちは、社内ミーティング、クライアントミーティング等の際に議事録を頼まれる機会が多いと思います。議事録の作成は、新しいものを生み出すことではないので、「ちょっと、面倒だな。」と思う方もいるかもしれませんが、実はとんでもなく奥が深く、あなたを成長させ、昇進のトリガーにもなり得るものなのです。
そこをしっかり心得ていただいた上で、議事録作成のメリット・作り方・やってはいけないことをそれぞれ３つずつご紹介していますので、こちらもあわせてご覧ください。
本題：アジェンダとは？
議事録が大事だということは、別記事でご理解いただけかと思います。ただ、それと同じくらい重要で議事録と「両輪」と言えるものがアジェンダだと考えています。
では、会議における「アジェンダ」とはどういうものなのでしょうか？
アジェンダとは？
- アジェンダは会議の目的であり論点
- アジェンダを制するものは会議を制す
- アジェンダと議事録は両輪
- アジェンダを持たずに会議に出るのは、裸で戦場に出るのと同じと心得えよ
こちらを踏まえた上で、次に具体的にアジェンダ作成時に意識することについてご紹介していきます。
アジェンダ作成の心得—意識すべきこと
１．“誰の” 論点か？
まず、アジェンダを作成するときに意識すべきは、誰の論点なのか？ということです。この会議のキーマンは経営者？事業部長？部門マネージャー？現場リーダー？現場？誰なのか？ということを意識してください。誰の問いについて答えていくのか？ということを決めなければ何も始まりません。
２．決めなければいけない事、達成しなくてはいけない目的は何か？
ここで意識してほしいことは一言で言えば「嗅覚」を効かせて欲しいということです。これはまずいな。ということを9割の人は放置してしまいます。でもこの「ヤバいこと」こそ勇気を出してタッチしていってほしいのです。「これは言っちゃいけないな。。。」とか「あれ？これってどうなっているんだっけ？」ということに気づいていながらも9割の人が触れずに蓋をしてしまいます。
でも、このことにこそあえてアジェンダ作成の機会に触れてください。この行動に価値が出ます。
３．目的を達成するために、必要な要素は何か？
これを示す際に意識してほしいのは初めて会議に参加する人のことにも配慮して、ここまで考えてきた道筋もきちんと相手に見せてあげることです。どんなことを考えて、ここに至ったのか。思考の数は３つ程度が適切だと思います。１つでは「それだけ？」となり、５つでは多い印象です。
この数の根拠は、実際にコンサル時代の上司に「２つじゃ弱いし、５つじゃ多い。。。３つで。」と言われた経験から学びました。
４．どの要素は譲れない/譲れるか？
どれを獲りにいくんだっけ？という優先順位付けは重要です。
３つのうち２つ。とか５つのうち３つ。ということではなく、一番大事なたったひとつを獲ることがコツです。
５．どこまで迫るか？
会議中で必ず期待値の調整を図れる情報を出してください。自分の準備がどこまでできているのか？他の進捗はどうなのか？いま、どこまで進んでいて、達成させるためには、何が不足しているのか？など、だいたいでもゴールを示すことが大切です。
６．どの順番で出すのが良さそうか？
これは、1.で触れたキーマンに強く意識を向けてください。キーマンの性格やキーマンとの関係性も考慮してカードの切り方を組んでいきます。
加えて、場のテンションや期待値も掛け算していくと、よりカードの切り方が洗練されると同時に出し方も考えやすいはずです。
まとめ
会議のアジェンダは、議事録と両輪となるほど重要な役割を果たします。アジェンダを作成するということは、会議の主導権を握ることになりますので、ここでご紹介したアジェンダ作成の際に「意識すべきこと」を実践して、プロジェクトをいい方向に導くリーダーとなってください。
参考動画：みんな大好き「慎さん」が降臨！
バイヤーからの、BCG／コンサルからの、VC。
※アジェンダについては1:58:26あたりからお話しています。
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